Polityka prywatności

Nasze zaangażowanie

SANOFI w pełni rozumie znaczenie prywatności i ochrony danych osobowych w erze cyfrowej i zobowiązuje się do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych wszystkim przedstawicielom zawodów medycznych ("HCP"), z którymi SANOFI wchodzi w interakcje. 

Co można znaleźć w tym dokumencie?

Niniejsza Polityka prywatności ("Polityka") opisuje działania prowadzone przez Opella Healthcare Poland Sp. z o.o. z adresem siedziby: ul. Marcina Kasprzaka 6, 01-211 Warszawa („Sanofi”), należącą do Grupy SANOFI, wymagające wykorzystania danych osobowych przedstawicieli zawodów medycznych i aptek, w szczególności w związku z dostarczaniem im usług platformy eFront dostępnej pod adresem https://training.ehub-healthcare.com/start (dalej jako „Platforma”) lub prowadzeniem komunikacji elektronicznej lub przez naszych przedstawicieli farmaceutycznych („Dane osobowe”). Celem niniejszej Polityki jest wyjaśnienie, dlaczego Sanofi przetwarza takie Dane osobowe oraz jakie środki wdraża w celu ich ochrony. 

W przypadku, gdy w ramach konkretnego procesu, podczas którego z własnej inicjatywy lub na na naszą prośbę przekazują nam Państwo swoje Dane osobowe, zostanie Państwu przekazana szczegółowa informacja o przetwarzaniu Danych osobowych w ramach tego procesu (np. w związku z zarejestrowaniem się w bazie kontaktowej Opella podczas zakładania konta w Platformie), to w tym zakresie postanowienia zawarte w takiej informacji, przeważają nad niniejszą Polityką prywatności lub ją uzupełniają (jeżeli informacja ta zawiera dodatkowe informacje do niniejszej Polityki).

Niniejsza Polityka prywatności nie opisuje plików cookie używanych w Platformie. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszą Polityką cookie dostępną w banerze cookie Platformy oraz w stopce strony.

Administrator danych osobowych

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje odnoszące się do osoby fizycznej ("Podmiot danych"), które bezpośrednio lub pośrednio ją identyfikują.

Opella Healthcare Poland Sp. z o.o. przetwarzając Dane osobowe przedstawicieli zawodów medycznych i aptek w celach wskazanych w niniejszej Polityce działa jako administrator lub współadministrator danych, o którym mowa w art. 4 pkt 7 Rozporządzenia UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanego dalej „RODO”.

Cele przetwarzania danych

Cel 1: Sanofi może przetwarzać Dane osobowe w celu zarządzania naszymi relacjami umownymi

W ramach stosunków umownych łączących Sanofi z przedstawicielami zawodów medycznych i aptek Sanofi przetwarza Dane osobowe w celu wykonania takiej umowy, co dotyczy zarówno umów o świadczenie usług na rzecz HCP i przedstawicieli aptek, w tym umów o świadczenie usług naszych stron internetowych i aplikacji, umów w zakresie dostarczania produktów SANOFI, jak i umów o otrzymywanie usług od HCP. Dane gromadzone i przetwarzane w ramach naszych relacji mogą być ponownie wykorzystywane, jeśli użytkownik wyraził na to zgodę, do celów kampanii komunikacyjnych.

Przetwarzanie obejmuje w tym przypadku zarządzanie finansami i działaniami księgowymi, a także zwalczanie oszustw, i dotyczy w szczególności danych wykorzystywanych do identyfikacji i uwierzytelniania, danych do przetwarzania płatności, weryfikacji informacji finansowych lub ułatwiania dalszych płatności. Te dane finansowe są również wykorzystywane na drugim etapie w celu zapewnienia zgodności z obowiązkami Sanofi w zakresie zapewnienia przejrzystości naszych interakcji z przedstawicielami zawodów medycznych i organizacjami służby zdrowia. Gdy musimy potwierdzić informacje finansowe lub zweryfikować prawo wykonywania zawodu, zazwyczaj otrzymujemy Dane osobowe od stron trzecich, które są upoważnione do ich udostępniania w ramach ich własnych polityk prywatności i ochrony danych lub zgodnie z prawem (np. z baz profesjonalnej bazy IQVIA możemy pozyskiwać dane takie jak: imię, nazwisko, specjalizacja, miejsce zatrudnienia, numer telefonu do pracy oraz numer PWZ osoby wykonującej zawód medyczny).

Dane są przechowywane tak długo, jak długo umowa jest ważna, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń.

Możemy przetwarzać Dane osobowe, aby umożliwić Państwu korzystanie z usług naszej aplikacji lub strony internetowej (np. usług rejestracji i utrzymania konta użytkownika, usług dostępu do materiałów informacyjnych edukacyjnych i prezentacji produktowych, w tym wyświetlanie treści serwisu zgodnie zainteresowaniami wskazanymi przez użytkownika) oraz wysyłać Państwu ważne informacje administracyjne w tym zakresie – w takich sytuacjach przetwarzamy Dane osobowe w celu realizacji umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z dostępnym na stronie regulaminem, co obejmuje także przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji w zakresie tych usług.

Dostęp do niektórych treści/usług jest ograniczony do pracowników służby zdrowia i dlatego Sanofi musi zweryfikować dane uwierzytelniające użytkownika, w tym za pomocą haseł, podpowiedzi do haseł, informacji i pytań zabezpieczających, numeru prawa wykonywania zawodu lub podobnego identyfikatora (poprzez potwierdzenie danych np. z bazą własną, zewnętrzną profesjonalną bazą przedstawicieli służby zdrowia np. bazą IQVIA lub publicznym rejestrem).

Subskrypcja usługi, takiej jak np. dostęp do określonych treści za pośrednictwem Platformy eFront, obejmuje przetwarzanie danych niezbędnych do świadczenia usługi, ponieważ z użytkownikiem zostaje zawarta umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z Regulaminem Platformy.

Ponadto wykorzystujemy dane nawigacyjne użytkownika (dane charakteryzujące sposób korzystania z usługi świadczonej drogą elektroniczną), czasami powiązane z danymi konta użytkownika, do ulepszania naszych witryn internetowych lub aplikacji. 

Strony Sanofi, w tym Platforma eFront, mogą stosować pliki cookie lub podobne technologie. Część z tych plików jest niezbędna do prawidłowego działania strony, dlatego nie można ich wyłączyć w naszych systemach. Pozostałe cookie mają charakter dodatkowy i umożliwiają nam analizy statystyczne w celu poprawienia wydajności naszej strony internetowej lub lepsze dopasowanie strony do preferencji użytkownika albo wspierają działania marketingowe, w tym umożliwiają profilowanie użytkowników dla celów marketingowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dla stosowania takich dodatkowych cookie lub innych podobnych technologii śledzenia wymagane jest uzyskanie zgody użytkownika. Użytkownicy naszych stron mogą dokonać w każdym czasie wyboru w zakresie akceptowania lub nie naszych plików cookie za pośrednictwem ustawień panelu „Ustawienia plików cookie”, który wyświetla się użytkownikom po wejściu na stronę internetową. Link do panelu jest dostępny również w naszej Polityce cookies. Niezależnie od powyższego każdy użytkownik strony może skonfigurować swoją przeglądarkę internetową w taki sposób by pozwalała na instalację plików cookie na urządzeniu lub blokowała (całkowicie lub częściowo) pliki cookie. Zwracamy uwagę, że niektóre pliki cookie są niezbędne dla prawidłowego działania naszych stron, dlatego całkowite zablokowanie obsługi plików cookie w ustawieniach przeglądarki internetowej może powodować problemy z korzystaniem ze strony internetowej. Z tego względu, aby określić swoje preferencje w zakresie akceptowania lub blokowania innych niż niezbędne pliki cookie prosimy o skorzystanie z panelu „Ustawienia plików cookie”. Mogą Państwo w dowolnym momencie skasować pliki cookie, które zostały zainstalowane na Państwa urządzeniu wykorzystując do tego funkcjonalności swojej przeglądarki. 

Cel 2: Sanofi może przetwarzać Dane osobowe na potrzeby postępowań związanych z roszczeniami

Sanofi może przetwarzać Dane osobowe w ramach ustalenia, dochodzenia lub obrony praw i roszczeń, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem dla przetwarzania danych. W takim przypadku przetwarzanie może odbywać się do czasu przedawnienia roszczeń.

Cel 3: Sanofi może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu wysyłania komercyjnych komunikatów marketingowych i usługowych oraz kampanii komunikacji medycznej

Jeżeli chcą Państwo otrzymywać od Sanofi materiały edukacyjne oraz informacyjne, w tym informacje handlowe, dedykowane dla przedstawicieli zawodów medycznych i aptek, mogą Państwo skorzystać z opcji rejestracji w bazie kontaktowej Opella prowadzonej przez Opella Healthcare Poland sp. z o.o. Przetwarzanie to opiera się na uzasadnionych interesach współadministratorów, ponieważ pozwala na budowanie i zapewnienie trwałych relacji z przedstawicielami zawodów medycznych i aptek. Zawsze respektujemy Państwa preferencje co do formy komunikacji. Mogą Państwo zaznaczyć w jaki sposób na odległość chcą otrzymywać od nas materiały dedykowane dla osób wykonujących zawody medyczne i przedstawicieli aptek. Jeżeli chcieliby Państwo abyśmy kontaktowali się z Państwem z wykorzystaniem urządzeń telekomunikacyjnych (czyli przez telefon, adres e-mail, komunikatory lub serwisy internetowe) musimy, z uwagi na wymagania prawne, otrzymać od Państwa wyraźną zgodę na takie działania. Zaznaczamy, że w przypadku komunikacji elektronicznej zgoda na kontakt mailowy, wiadomości przez SMS/MMS/ komunikatory internetowe (np. Whatsapp, Signal, Messenger) lub kontakt poprzez serwisy internetowe, obejmuje także wiadomości i komunikaty wyświetlane lub wysyłane automatycznie. Do wysyłania naszych kampanii komunikacyjnych mogą być wykorzystywane algorytmy i zautomatyzowane systemy. Nasze komunikaty mogą zawierać technologie śledzenia lub oceny kliknięć, które pozwalają nam badać Państwa reakcje na otrzymywane od nas wiadomości. Robimy to aby zapewnić, że dostarczane treści są dla Państwa interesujące.

Rejestracja w bazie kontaktowej Opella i udzielenie zgód w zakresie form kontaktu jest dobrowolne. Udzielone zgody na daną formę kontaktu mogą zostać odwołane lub zmienione w dowolnym momencie, co nie wpłynie jednak na legalność działań, które były realizowane na podstawie takiej zgody zanim została wycofana. Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych w bazie kontaktowej Opella jest dostępna TUTAJ.

Podczas każdej interakcji z Opella Healthcare Poland sp. z o.o. (cyfrowej, telefonicznej, osobistej itp.) może Pani/Pan zrezygnować z subskrypcji, skorzystać z przysługujących mu praw lub wycofać zgodę na takie działanie w zakresie komunikacji.

Możemy korzystać z przestrzeni online udostępnianych przez media społecznościowe i strony internetowe osób trzecich w celu przekazywania dostosowanych treści, zgodnie z profilem i zainteresowaniami użytkownika w tych konkretnych mediach społecznościowych. W takim kontekście nie będziemy w stanie zidentyfikować użytkownika w ramach tego działania (nie będziemy posiadać wiedzy na temat tego, kto otrzymuje komunikaty, a jedynie będziemy przekazywać mediom społecznościowym informacje na temat rodzaju profili, do których komunikaty są dostosowane i dla których są przeznaczone). Aby nie otrzymywać takich komunikatów za pośrednictwem przestrzeni reklamowych w mediach społecznościowych, należy dostosować swoje ustawienia w tych mediach.

Cel 4: Sanofi może przetwarzać Dane osobowe w celu profilowania na potrzeby działań informacyjno-marketingowych 

Cel 6: Sanofi może przetwarzać Dane osobowe w celu dostarczenia informacji medycznych

W przypadku korzystania lub zakupu produktu SANOFI, jesteśmy prawnie zobowiązani do zapewnienia odpowiedniej pomocy i informacji związanych z tymi produktami lub usługami.

Przedstawiciele zawodów medycznych i aptek mogą także przekazywać Sanofi praktyczne pytania medyczne związane z produktami SANOFI lub naszymi usługami w celu zapewnienia właściwego podawania, przechowywania lub przepisywania takich produktów i usług.  

Aby móc odpowiedzieć na zadane pytanie, zespoły ds. ogólnej informacji medycznej Sanofi gromadzą i przetwarzają Dane osobowe, które są niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

Wykorzystywane dane to dane związane z naszymi stosunkami umownymi, jeśli takie istnieją, oraz dane, które użytkownik bezpośrednio przekazuje. Dane zebrane w takim kontekście nie będą dalej wykorzystywane. Dane dotyczące pytania są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne, aby móc udowodnić, że informacja medyczna została udzielona.

Cel 7: Sanofi może przetwarzać Dane osobowe w celu obsługi zgłoszenia 

Sanofi może przetwarzać Dane osobowe np. aby odpowiedzieć na Państwa zapytania, a także na wszelkie żądania, co stanowi realizację naszego prawnie uzasadnionego interesu przetwarzania danych. Zastrzegamy przy tym, że dla zapewnienia rozliczalności Sanofi ma prawo, w uzasadnionych przypadkach, zachować Państwa zgłoszenie i dane dotyczące jego rozpatrzenia w celach dowodowych, co również stanowi prawnie uzasadniony interes Sanofi. W niektórych przypadkach obowiązki Sanofi w zakresie rozpatrywania i dokumentowania zgłoszeń mogą wynikać z przepisów prawa np. przypadku zgłoszeń związanych z realizacją praw przysługujących Podmiotom danych zgodnie z przepisami RODO. Wówczas przetwarzanie danych odbywa się w celu wywiązania się z takiego obowiązku.

Cel 8: Sanofi może przetwarzać Dane osobowe na potrzeby nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii i zarządzania bezpieczeństwem

Sanofi jest prawnie zobowiązana do przetwarzania Danych osobowych w celu rozwiązywania problemów związanych z bezpieczeństwem, w szczególności podczas zarządzania zdarzeniami niepożądanymi, które mogą zostać zgłoszone.

Dane te dotyczą wszystkich elementów zdarzenia niepożądanego, a także danych kontaktowych umożliwiających Sanofi kontakt w przyszłości w celu uzyskania dalszych informacji związanych z tym zdarzeniem niepożądanym.

Dane te nie będą wykorzystywane do żadnych innych celów i będą przechowywane tak długo, jak wymaga tego obowiązujące prawo. 

Cel 9: Sanofi może przetwarzać Dane osobowe w celu realizacji żądań od uprawnionych organów

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na wnioski prawne organów administracyjnych lub sądowych, zgodnie z obowiązującym prawem, w celu zastosowania się do wezwania sądowego, wymaganej rejestracji lub procesu prawnego. Cel ten opiera się na zobowiązaniach prawnych Sanofi.

Cel 10: Sanofi może przetwarzać Dane osobowe w kontekście badań rynkowych

Sanofi może wykorzystywać Dane osobowe w celu przeprowadzenia badań rynkowych lub przekazania takich Danych osobowych do agencji badań rynkowych, aby mogła ona nawiązać kontakt w celu zaproszenia do udziału w badaniach. 

Przetwarzanie to opiera się na prawnie uzasadnionych interesach Sanofi, ponieważ badania rynkowe umożliwiają uwzględnienie globalnych opinii przedstawicieli zawodów medycznych i aptek na temat usługi lub produktu oraz umożliwiają Sanofi gromadzenie tych opinii na wysokim poziomie, uzyskiwanie zagregowanych zbiorów danych w celu dostosowania swojej strategii.

Dane kontaktowe mogą stanowić część listy uczestników, którą Sanofi może wysłać do określonej agencji badań rynkowych, zgodnie z zakresem takich badań rynkowych. Może Pani/Pan w dowolnym momencie sprzeciwić się umieszczeniu go na tych listach (patrz sekcja „Korzystanie z praw przysługujących Podmiotom danych oraz punkty kontaktu z Sanofi”).

Wszelkie inne cele przetwarzania danych będą Państwu zawsze komunikowane podczas zbierania danych. Jeżeli będzie to uzasadnione charakterem przetwarzania lub będą nas zobowiązywały do tego przepisy prawa zanim wykorzystamy Państwa dane w konkretnym celu zwrócimy się do Państwa o stosowną zgodę.

Więcej informacji na temat interakcji, jakie firma Sanofi może mieć z przedstawicielami zawodów medycznych możesz uzyskać zapoznając się z „Korporacyjną polityką prywatności SANOFI dla pracowników służby zdrowia” dostępną pod tym linkiem https://www.sanofi.com/en/privacy-and-data-protection/healthcare-professionals 

Po anonimizacji (czyli przetworzeniu Danych osobowych w taki sposób, aby nie można ich było już przypisać do konkretnej osoby) dane mogą być również wykorzystywane do celów statystycznych.

Zarządzanie preferencjami

Osoba, której dane dotyczą może skorzystać z następujących środków zarządzania swoimi Danymi osobowymi, preferencjami i kanałami komunikacji:

• poprzez osobisty kontakt z naszym przedstawicielem;
• za pośrednictwem swojego profilu lub centrum preferencji po zarejestrowaniu konta na Platformie e-Hub;
• za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, w tym poprzez łącze do rezygnacji z subskrypcji zawartego w naszych wiadomościach e-mail;
• poprzez zarządzanie plikami cookie zgodnie z naszą Polityką cookie;
• poprzez punkty kontaktowe Sanofi (sprawdź poniżej sekcję na temat korzystania z praw przysługujących Podmiotom danych i punktów kontaktu z Sanofi).

Źródła danych 

Dane osobowe dotyczące przedstawicieli zawodów medycznych i aptek, w tym ich zainteresowania, preferencje i doświadczenie zawodowe, mogą być gromadzone przez Sanofi na podstawie różnych źródeł:

• Dane gromadzone w trakcie różnych interakcji zawodowych z Sanofi – możemy pozyskiwać dane bezpośrednio od osoby, której dotyczą (np. gdy użytkownik Platformy eFront sam nam je przekazuje np. w ramach rejestracji, tworzenia konta, centrum preferencji, prośby o informacje, formularza satysfakcji lub wiadomości e-mail) lub automatycznie za pośrednictwem technologii śledzenia (w ten sposób możemy zbierać informacje takie jak np. reakcja na nasze maile, czas trwania interakcji z naszymi mediami i webinariami, śledzenie kliknięć itp.), a także plików cookie, jeśli otrzymaliśmy zgodę na ich stosowanie. W przypadku, gdy dane gromadzone przez pliki cookie pozwalają na identyfikację użytkownika naszej strony, będą one traktowane jako Dane osobowe;
• Dane, które zgodnie z prawem pozyskujemy od stron trzecich; dane od stron trzecich, dla których firma Sanofi posiada licencje na wykorzystywanie lub dane uzyskane za pośrednictwem partnerów firmy Sanofi, którzy wcześniej uzyskali Pani/Pana zgodę na ich udostepnienie do Sanofi;
• Dane, które gromadzimy zgodnie z obowiązującym prawem ze źródeł publicznych, w tym dane publikowane przez użytkownika w różnych mediach lub dane z publicznych rejestrów.

Sanofi musi przetwarzać Dane osobowe, aby realizować cele wymienione powyżej. Gromadzenie niektórych Danych osobowych jest niezbędne do zawarcia umowy, wypełnienia naszych zobowiązań wobec Podmiotu danych lub wobec organów administracyjnych lub sądowych. Wówczas wyraźnie wskazujemy takie dane w naszych formularzach.

Przechowywanie danych

Będziemy przechowywać Dane osobowe tak długo, jak długo będą one nam niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane (np. przesyłania Pani/Panu zamówionych informacji, zarzadzania Pani/Pana kontem użytkownika, ustalenia zasadności roszczenia, obrony w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, przedawnienia roszczeń). W przypadku, gdy wyłączną podstawę przetwarzania Danych osobowych stanowiła Państwa zgoda Sanofi będzie przetwarzało je w celach objętych tą zgodą nie dłużej niż do czasu jej wycofania. Jeżeli złożą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania Danych osobowych w celach marketingowych dane te nie będą dłużej przetwarzane przez Sanofi w tym celu. Jednocześnie zwracamy uwagę, iż w pewnych sytuacjach Sanofi może być zobowiązana do przetwarzania Państwa danych przez określony czas z uwagi na obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa. Po upływie tego okresu Dane osobowe zostaną usunięte z naszych zasobów danych.